 |
| Sudah punya tanda terima resmi, tapi posisi surat justru tak jelas. Itulah yang dialami awak media saat menelusuri surat konfirmasi di Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo. Dari Bidang Tata Ruang ke Sekretariat, dilempar ke Bidang Perumahan di lantai dua, lalu dikembalikan lagi ke Tata Ruang. Alur yang berputar-putar ini akhirnya berujung permintaan maaf dari Kepala Bidang Tata Ruang. |
Sidoarjo, Liputan12.com – Alur administrasi surat-menyurat di lingkungan Dinas Perumahan, Permukiman, Cipta Karya dan Tata Ruang (P2CTKR) Kabupaten Sidoarjo menjadi perhatian awak media setelah surat permohonan konfirmasi dan klarifikasi yang telah disampaikan sejak 3 Juli 2026 sempat tidak dapat segera diketahui keberadaannya saat dilakukan penelusuran di kantor dinas tersebut.
Persoalan itu mencuat ketika awak media mendatangi Kantor Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo pada Rabu (26/8/2026) untuk meminta kepastian mengenai tindak lanjut surat konfirmasi dan klarifikasi yang sebelumnya telah disampaikan kepada pihak dinas.
Dalam kedatangannya, awak media membawa tanda terima sebagai bukti administratif bahwa surat dengan perihal “Permohonan Konfirmasi dan Klarifikasi” telah diterima oleh pihak Dinas P2CTKR.
Dengan adanya tanda terima tersebut, awak media kemudian meminta informasi mengenai posisi surat sekaligus memastikan kepada bidang mana surat tersebut telah didisposisikan untuk mendapatkan tanggapan.
Surat Ditelusuri dari Satu Bagian ke Bagian Lain
Awalnya, awak media mendatangi Bidang Tata Ruang (Taru) untuk menanyakan keberadaan surat tersebut. Pegawai di bidang tersebut kemudian melakukan pengecekan melalui komputer terhadap data surat masuk.
Namun, dari pengecekan awal tersebut, surat yang dimaksud disebut belum ditemukan dalam data surat masuk pada bidang tersebut.
Untuk memastikan informasi, pengecekan kemudian dilakukan melalui Sekretariat Dinas P2CTKR. Dari komunikasi dengan pihak sekretariat, diperoleh informasi bahwa surat tersebut telah mendapatkan disposisi dan diteruskan kepada bidang perumahan yang berada di lantai dua.
Berdasarkan informasi tersebut, awak media kemudian mengikuti arahan dan mendatangi bidang perumahan untuk memperoleh kepastian mengenai tindak lanjut surat.
Namun, setelah sampai di bidang tersebut, awak media justru diarahkan kembali menuju Bidang Tata Ruang di lantai satu.
Pihak bidang perumahan menyampaikan bahwa surat tersebut telah dikirimkan atau diteruskan ke Bidang Tata Ruang.
Kondisi tersebut kemudian menimbulkan pertanyaan bagi awak media. Sebab, pada pengecekan sebelumnya Bidang Tata Ruang menyampaikan bahwa surat belum ditemukan dalam database, sementara dari sekretariat diperoleh informasi bahwa surat telah mendapatkan disposisi ke bidang perumahan.
Alur penelusuran tersebut membuat awak media harus kembali mendatangi Bidang Tata Ruang untuk mendapatkan kejelasan mengenai siapa pihak yang sebenarnya menangani surat tersebut.
Dinyatakan Sudah Ditindaklanjuti
Setelah kembali ke Bidang Tata Ruang, awak media kemudian diarahkan kepada Dita yang disebut sebagai pihak yang menerima disposisi surat.
Dalam kesempatan tersebut, Dita memberikan penjelasan bahwa surat konfirmasi sebenarnya telah ditindaklanjuti dan jawaban terhadap surat tersebut telah disiapkan.
“Surat tersebut sudah kami buatkan jawabannya, namun masih kami revisi karena ada sedikit kekeliruan,” ujar Dita.
Pernyataan tersebut sekaligus memberikan kepastian bahwa surat yang sebelumnya ditelusuri awak media memang telah diterima dan masuk dalam proses tindak lanjut.
Namun, informasi mengenai posisi surat dan status jawabannya baru diperoleh setelah awak media mendatangi beberapa bagian dan melakukan penelusuran secara langsung.
Kondisi tersebut kemudian menjadi perhatian karena surat telah memiliki tanda terima, sehingga secara administratif semestinya keberadaan dan status tindak lanjutnya dapat diketahui dengan lebih mudah ketika dilakukan pengecekan.
Awak Media Pertanyakan Mekanisme Administrasi
Persoalan tersebut kemudian disampaikan langsung kepada Triyanto, Kepala Bidang Tata Ruang Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo.
Awak media menyampaikan kronologi penelusuran surat, mulai dari pengecekan pada database Bidang Tata Ruang, komunikasi dengan sekretariat, arahan menuju bidang perumahan, hingga akhirnya kembali lagi ke Bidang Tata Ruang.
Pertanyaan utama yang disampaikan adalah mengapa posisi sebuah surat yang telah memiliki tanda terima tidak dapat segera diketahui secara jelas ketika dilakukan pengecekan.
Pembicaraan antara awak media dan pihak dinas sempat berlangsung cukup tegang. Namun, situasi tersebut akhirnya dapat dikomunikasikan secara baik setelah kedua pihak menyampaikan pandangan masing-masing.
Awak media menegaskan bahwa kedatangan tersebut bukan semata-mata untuk menagih jawaban atas surat yang telah disampaikan, melainkan untuk memastikan proses konfirmasi jurnalistik dapat berjalan sesuai mekanisme.
Konfirmasi merupakan bagian penting dalam kerja jurnalistik, terutama ketika informasi yang akan diberitakan berkaitan dengan kepentingan publik. Melalui konfirmasi, pihak yang menjadi objek pemberitaan memiliki kesempatan untuk memberikan penjelasan, meluruskan informasi, maupun menyampaikan data yang diperlukan.
Triyanto Sampaikan Permintaan Maaf
Dalam pertemuan tersebut, Triyanto menyampaikan permintaan maaf atas situasi yang dialami awak media ketika melakukan penelusuran surat.
“Kami minta maaf,” ujar Triyanto.
Ia juga menyampaikan bahwa persoalan tersebut akan menjadi perhatian dan diupayakan untuk dilakukan perbaikan sehingga mekanisme pelayanan administrasi, khususnya terkait penerimaan, disposisi dan penanganan surat, dapat berjalan lebih baik ke depannya.
Sikap Triyanto yang bersedia menerima penjelasan dan mendengarkan kronologi yang disampaikan awak media kemudian diapresiasi.
Meski demikian, persoalan tersebut dinilai tidak semestinya berhenti pada permintaan maaf. Evaluasi internal terhadap mekanisme administrasi surat-menyurat dinilai tetap diperlukan agar kejadian serupa tidak kembali terjadi.
Pentingnya Administrasi Surat yang Transparan
Dalam sistem administrasi pemerintahan, setiap surat yang telah diterima idealnya dapat ditelusuri dengan jelas mulai dari waktu penerimaan, pencatatan, disposisi, bidang atau pejabat yang menangani, hingga status tindak lanjutnya.
Kejelasan tersebut penting untuk memastikan pelayanan publik berjalan secara tertib dan tidak menimbulkan kebingungan bagi masyarakat maupun pihak lain yang berkepentingan.
Apabila alur administrasi tidak dapat diketahui secara cepat, pihak yang mengajukan surat berpotensi harus mendatangi sejumlah bagian hanya untuk memastikan dokumen yang telah disampaikan berada di mana dan siapa yang bertanggung jawab menindaklanjutinya.
Dalam konteks awak media, persoalan tersebut juga berkaitan dengan kebutuhan memperoleh informasi secara akurat dan berimbang.
Media memiliki kewajiban melakukan konfirmasi kepada pihak terkait sebelum sebuah informasi disajikan kepada publik. Sebaliknya, pihak yang dikonfirmasi memiliki ruang untuk memberikan penjelasan atas persoalan yang menjadi bahan pemberitaan.
Karena itu, mekanisme surat-menyurat yang tertib menjadi bagian penting dalam mendukung komunikasi antara pemerintah, masyarakat dan media.
Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo diharapkan dapat melakukan evaluasi terhadap mekanisme penerimaan, pencatatan, disposisi dan pelacakan surat agar setiap dokumen yang telah diterima dapat diketahui statusnya secara cepat, transparan dan akuntabel.
Jangan sampai surat yang secara administratif telah memiliki tanda terima justru membuat masyarakat atau awak media harus “berputar” dari satu bidang ke bidang lainnya hanya untuk mengetahui siapa yang menangani dan sejauh mana proses tindak lanjutnya.
Perbaikan administrasi bukan hanya berkaitan dengan tertib dokumen, tetapi juga merupakan bagian dari upaya meningkatkan kualitas pelayanan publik dan membangun komunikasi yang lebih efektif antara pemerintah dengan masyarakat serta insan pers.
Eka Aristiya – Juni Artomo
